Overtredingen, klachten en het opleggen van maatregelen.

Vooraf.
Vanaf de start van het seizoen 2008/2009 wordt het districtbestuur in toenemende mate geconfronteerd met een groot aantal overtredingen van het wedstrijdreglement betreffende de competitie en de persoonlijke kampioenschappen. In deze korte notitie willen we de oorzaken, het gevolg en de oplossing neerzetten. Daarna willen we enkele mogelijkheden voorleggen hoe we denken deze problemen te voorkomen.

In de najaarsvergadering dient daarover een besluit genomen te worden.

Oorzaken.
Persoonlijke kampioenschappen.
Het grootste probleem wat zich voordoet is het afmelden van deelname aan een persoonlijk kampioenschap. Het is niet duidelijk wat de achtergrond is van de vele afmeldingen die bij de wedstrijdleider binnen komen nadat spelers zich hebben opgegeven voor een, of meerdere, bepaalde kampioenschappen. De afmeldingen starten vanaf het moment dat de data voor de voorronde bekend worden en lopen door tot het moment waarop de finale gespeeld is. Meestal wordt bij de afmelding een reden opgegeven die het aannemelijk maakt waarom een speler zich afmeld. De redenen zijn zeer divers. Dikwijls wordt genoemd ziekte of verhinderd als gevolg van het werk.

Competitie.
Er is een veelheid van onderwerpen waar men zich niet houdt aan het wedstrijd-reglement. Het is onmogelijk om de diverse onderwerpen te benoemen omdat dan vrijwel onmiddellijk duidelijk is wie en wat het betreft. Juist dat is niet het onderwerp waarover het districtbestuur wil overleggen met de verenigingen. Er zijn wel een aantal oorzaken te noemen die een rol spelen bij het duidelijk worden van de vele problemen.

• Invoering van het kompsos systeem maakt het duidelijker voor iedereen hoe de

   toepassing van het wedstrijdreglement niet altijd gevolgd is. Dat betekent klachten.
• Doordat we twee nieuwe wedstrijdleiders hebben worden alle punten betreffende het

   niet volgen van het wedstrijdreglement pijnlijk duidelijk. Dit komt vooral omdat alle in

   de commissie wedstrijdzaken besproken wordt.
• Het is misschien mogelijk dat verenigingen denken dat de aanstelling van twee

   nieuwe wedstrijdleiders tot gevolg heeft dat men makkelijker een loopje kan nemen

   met toepassing van het wedstrijdreglement.
• Het is misschien mogelijk dat in het verleden makkelijker zaken zijn gedoogd omdat

   het inzicht in de competitie toch niet altijd even duidelijk was. Kortom er lopen een

   aantal zaken niet goed.

Gevolg.
Persoonlijke kampioenschappen.
De afmeldingen betekenen een aantal werkzaamheden die op de meest ongelukkige momenten moeten plaats vinden. Een afmelding betekent:
• Poule indelingen aanpassen.
• Extra wedstrijden laten spelen.
• Planning van biljartlokalen loopt mis.
• Minder mensen in een poule betekent dikwijls dat een lokaalhouder daar ook niet blij

   mee is.
• Bij finales moeten we reserves oproepen.
• Bij finales is soms niemand te vinden die kan invallen met als gevolg een finale van 6

   of 7 spelers.
• Extra werk terzake van het organiseren van een finale.

Kortom de wedstrijdleider heeft behoorlijk veel meer werk met de organisatie van de persoonlijke kampioenschappen. Dikwijls betekent dit ook dat er kritiek komt van de deelnemers die wel mee doen.

Het bestuur moet bij een afmelding doodsimpel het afgesproken wedstrijdreglement toepassen en in veel gevallen een administratieve heffing opleggen. Dit betekent dat daar weer reactie op komt en er in een bestuursvergadering aandacht aan geschonken moet worden. Ook moet het bestuur daarna beargumenteerd melden wat het definitieve besluit is. Hieraan zit behoorlijk veel werk.

In een poging om over dit onderwerp scherp stelling te nemen en dat te publiceren is door enkele gereageerd met de opmerking of het allemaal wel zo scherp moet.

Tenslotte het opleggen van een administratieve heffing heeft steeds minder effect om de doodsimpele reden dat men de heffing niet betaald. Pogingen om heffingen te vorderen vragen extra tijd en geld om de vordering betaald te krijgen.

Competitie.
In vrijwel iedere bestuursvergadering moet het bestuur van gedachten wisselen over het niet juist toegepast zijn van het wedstrijdreglement en maatregelen treffen. Vrijwel iedere keer wordt op een besluit gereageerd en moeten we opnieuw e.e.a. bekijken.
Het uitzoeken van de vele zaken kost veel tijd. Het op papier zetten van de besluiten en de daarna te voeren correspondentie kost veel tijd Kortom het bestuur komt niet meer aan besturen toe maar is voortdurend bezig op te treden als politieagent.

Een effect wat uit deze discussies ontstaat is dat spelers en dikwijls ook bestuursleden van verenigingen teleurgesteld zijn in datgene wat het districtbestuur aan het doen is. Daarover ontstaat bovendien een discussie buiten het bestuur om en dikwijls aan de bar in een lokaal met als gevolg dat dan helemaal geen afgewogen oordeel meer aan de orde is. Het districtbestuur is dan kind van de rekening. Eveneens is het zo dat het districtbestuur in feite op een groot aantal onderwerpen met de verenigingen zou moeten samenwerken. Door de discussies over de formele opstelling van het districtbestuur, hetgeen we moeten, is er nauwelijks samenwerking tussen verenigingen en het districtbestuur.

Algemeen.
Een van de gevolgen van bovenstaande situatie is dat het districtbestuur te weinig toe komt aan de noodzakelijke veranderingen binnen het district. Het is niet zomaar dat we gewerkt hebben aan vernieuwing van het biljartorgaan, vernieuwing van de website. We moeten volop aan de slag om de wijze waarop we competitie en persoonlijke kampioenschappen organiseren veel duidelijker bekend moeten maken in het district. Laten we dit liggen dan merken we over een paar jaar dat de organisatie van competitie en persoonlijke kampioenschappen stroever en moeizamer gaan verlopen. Op dit moment is de kennis over hoe e.e.a. loopt bij steeds minder mensen aanwezig en lopen we het risico dat over een paar jaar te weinig kennis is over bovengenoemde onderwerpen. Een zelfde soort discussie zou je kunnen opzetten over de arbitrage van competitie en persoonlijke kampioenschappen. Gelukkig hebben we nu nog een behoorlijke groep arbiters maar op den duur komt daar ook verandering in. Zaken waar we als bestuur mee aan de slag moeten maar waar we in onvoldoende mate aan toe komen. Een van de oorzaken is het voortdurend bezig zijn met het optreden als politieagent.

Mogelijke oplossing.

Het district bestuur wil om aan de bovenstaande problemen het hoofd te bieden twee richtingen gaan inslaan.

1. persoonlijke kampioenschappen.

Het huidige systeem is dat de wedstrijdleider wanneer een speler zich afmeld zelfstandig beoordeeld of de opgegeven argumentatie aannemelijk is. Als dat niet het geval is meld de wedstrijdleider dat bij het bestuur en dient die een maatregel te nemen. Het bestuur legt vervolgens in een aantal gevallen op basis van het wedstrijdreglement en de notitie administratieve heffingen een heffing op. Daar komen vervolgens de reactie is zoals bovenstaand omschreven.

Het districtbestuur stelt voor om vanaf nu tot het einde van seizoen 2009/2010 de volgende maatregel voor.

A. Vanaf het nieuwe seizoen zal de deelname aan persoonlijke kampioenschappen per

     persoon per kampioenschap 7,50 euro (reeds eerder vastgestelde bijdrage)
     Toelichting. Tot nu toe pasten we telkens toe dat wanneer een deelnemer zich terug

     trekt en nog niet aan de voorronde heeft meegedaan dat dan geen bedrag van 7,50

     euro betaald hoefde te worden. Vanaf het nieuwe seizoen is dus opgave staat gelijk

     met betalen van de vastgestelde bijdrage.

B. Het reglement administratieve heffingen willen we uitbreiden met een heffing voor het

     afmelden van deelname aan een persoonlijk kampioenschap zijnde 7,50 euro

     ongeacht het moment van afmelden. Toelichting. De bestaande administratieve

     heffingen blijven bestaan dus een afmelding vlak voor (24 uur) deelname aan een

     voorronde , finale levert de al eerder vastgestelde administratieve heffing op.

C. De wedstrijdleider meld alle afmeldingen van spelers aan het bestuur. Tevens meldt

     hij de reden waarom men zich heeft afgemeld. De speler dient bij een afmelding te

     vermelden wat de reden is van afmelden.

D. Het districtbestuur legt zonder meer een waarschuwing op ongeacht de reden van

     afmelden.

E. De waarschuwing geld voor de duur van het lopende seizoen en het daaropvolgende

     seizoen. Na deze periode vervalt de waarschuwing.

F. Indien een speler zich gedurende de periode dat de waarschuwing geldig is zich

     nogmaals afmeld dan zal het districtbestuur ongeacht de reden een administratieve

     heffing op leggen volgens de bepalingen van de notitie administratieve heffingen.

G. De verenigingen verplichten zich zonder meer om de administratieve heffing te

     voldoen.

H. Het niet volgen van de van toepassing zijnde procedure heeft zonder meer uitsluiting

     van deelname aan persoonlijke kampioenschappen.

Het voordeel van deze procedure is dat er geen oeverloze discussies ontstaan omtrent de aannemelijkheid van de argumenten die opgegeven worden bij afmelding.

2. Competitie
De problemen voortvloeiende uit het niet volgen van het wedstrijdreglement of fouten terzake de uitvoering van het wedstrijdreglement zijn niet in een nieuwe procedure te vangen. Daarvoor zijn de problemen te divers. Een deel heeft te maken met de opgaven van nieuwe teams in de competitie. Het bestuur stelt voor:

A. Formele opstelling

     Er worden met ingang van het seizoen van 2009/2010 geen uitzonderingen /

     dispensaties meer verleend terzake de samenstelling van de teams.

B. Instellen van een commissie.
     Er wordt een commissie benoemd die alle uitzonderingen / dispensaties die aan de

     orde zijn bij aanvang van de competitie beoordeeld en een advies geeft aan het

     bestuur. Het bestuur zal allen adviezen die met meerderheid genomen zijn

     overnemen. De commissie zal bestaan uit tenminste drie ervaren verenigings-

     bestuursleden uit het district.

Indien de najaarsvergadering besluit deze weg in te gaan zal een taakomschrijving en werkwijze van de commissie omschreven worden en dienen er kandidaten te zijn. De feitelijke instelling van deze commissie zal uiterlijke in de voorjaarsvergadering 2009 moeten plaats vinden.

Een tweede deel van de problemen worden veroorzaakt door allerlei problemen die tijden de competitie zich voordoen. Het bestuur stelt voor

A. Formele opstelling
     Het bestuur zal in de komende periode zeer zwaar alle gevallen bestraffen. Daarbij

     gaan we uit van de maximaal op te leggen heffingen en het nemen van een sanctie

     waaronder het afpakken van de behaalde wedstrijdpunten. Het bestuur behandeld

     geen bezwaren meer en blijft bij haar ingenomen standpunt. Dit is het slechtste

     besluit wat we kunnen nemen.

B. Instellen van een commissie.
     Er wordt een commissie benoemd die alle uitzonderingen / dispensaties die aan de

     orde zijn bij aanvang van de competitie beoordeeld en een advies geeft aan het

     bestuur. Het bestuur zal allen adviezen die met meerderheid genomen zijn

     overnemen. De commissie zal bestaan uit tenminste drie ervaren verenigings-

     bestuursleden uit het district.

Indien de najaarsvergadering besluit deze weg in te gaan zal een taakomschrijving en werkwijze van de commissie omschreven worden en dienen er kandidaten te zijn.
De feitelijke instelling van deze commissie zal uiterlijke in de voorjaarsvergadering 2009 moeten plaats vinden. (zelfde commissie als eerder genoemd)

Enkele jaren geleden hebben we een voorstel voor instellen van een commissie gedaan aan de verenigingen. Dit is toen afgewezen en is gesteld dat men vond dat het districtbestuur dit zelf diende te doen. Het districtbestuur is van opvatting dat de huidige situatie niet werkt en doet nogmaals een beroep op de verenigingen om deze zaak anders te regelen. Indien de najaarsvergadering zou besluiten om deze taak toch af te wijzen zal het bestuur zich beraden op haar positie. Dit betekent dat we een formele opstelling moeten kiezen en dat daardoor het district niet goed bestuurd kan worden. Het zich beraden op haar positie kan inhouden dat in de voorjaarsvergadering van 2009 het bestuur (of enkele leden daarvan) zijn functie ter beschikking stelt. 

Tenslotte.
Bovenstaande is naar opvatting van het districtbestuur een duidelijk maar ook hard standpunt. Echter het is ingegeven de opvatting dat de manier waarop we nu bezig zijn betekent dat we blijven doormodderen met een veelheid van zaken die hoognodig aan de orde gesteld moeten worden.

Namens het districtbestuur

Toon Verdijsseldonk Voorzitter