Datum: Donderdag 15 mei 2008                                  Aanwezig: 41 verenigingen 
Locatie: Café Biljart Heydemann                                   Afwezig (m.k.) 18 verenigingen
Plaats: Losser                                                                   Afwezig (z.k.) 4 verenigingen

1. Opening.

Op 19.32 uur opent de voorzitter deze vergadering, heet alle aanwezigen welkom, en stelt de volgende zaken aan de orde.

1e. Overleden leden.
De voorzitter vraagt de vergadering een minuut stilte in acht te nemen ter nagedachtenis aan de leden die het afgelopen seizoen zijn overleden.

2e. De voorzitter informeert de vergadering uitvoerig over de perikelen binnen de landelijke K.N.B.B. Ten eerste is er het financiële debacle waar de biljartsport nu in verwikkeld is. Vervolgens is er de afscheidingspogingen van de verschillende secties met de sectie carambole voorop die hier het meest op aandringt. Deze sectie wil een nieuwe en eigen status binnen de biljartsport en wil zodoende de eigen broek ophouden en niet het gevoel hebben om financieel bij te moeten springen bij de andere secties van keusporten. Alle nu aangesloten districten volgen de lijn die de sectie carambole wil gaan volgen in een eventuele nieuw te vormen K.N.B.B.

Op deze avond zijn er alleen eventuele plannen en ideeën te melden. Hopelijk kan het bestuur op de najaarsvergadering 2008 de definitieve besluiten die hierover genomen zijn aan de vergadering meedelen. Op de sectieraadsvergadering van 31 mei 2008 zullen naar verwachting de eerste besluiten hierover genomen gaan worden.
Het bestuur zegt toe dat zij bij nieuwe en belangrijke ontwikkelingen het district via de gebruikelijke kanalen zal blijven informeren. Vanuit de vergadering komen op deze uitleg geen verdere vragen en nadere toelichting is dan ook niet nodig.

3e. Vooruitlopend op punt 8 van deze vergadering deelt de voorzitter mee dat de beide wedstrijdleiders, Corrie Bührmann voor Libre en Björn Schollink voor Driebanden, hun functie aan het einde van dit seizoen neer zullen leggen. Corrie Bührmann heeft wel toegezegd dat hij nog wel behulpzaam wil zijn bij het opstarten van de nieuwe competitie 2008 – 2009. De voorzitter bedankt Corrie hiervoor en stelt voor om Corrie op de najaarsvergadering 2008 op een goede manier te bedanken voor alle jaren dat hij wedstrijdleider is geweest.

Vervolgens deelt de voorzitter mee dat zich voor de functie van wedstrijdleider Libre een nieuwe kandidaat gemeld heeft. Dit is mevrouw Evelyne Kusters.
Het bestuur gaat met haar hierover in gesprek, maar mist dan nog steeds een wedstrijdleider Driebanden. De voorzitter doet een dringend beroep op de vergadering voor vrijwilligers voor een bestuursfunctie en/of voor de functie van wedstrijdleider.

2. Vaststellen van agenda.

De voorzitter wil punt 10 van de agenda aanvullen met het huldigen van de jeugdleden die via de route district, regio een prestatie neergezet hebben op een Nederlands Kampioenschap, of via persoonlijke inschrijving Nederlands Kampioen geworden zijn.

Dit agendapunt zal ongeveer om 20.45 uur plaatsvinden.

Op de vraag van de voorzitter of de vergadering akkoord kan gaan met de agenda die hiervoor opgesteld is komt vanuit de vergadering geen commentaar zodat deze als dusdanig gevolgd gaat worden.

3. Notulen najaarsvergadering d.d. 1 december 2007.

Over deze notulen wordt er gezegd dat punt 4 zwak geformuleerd is. De voorzitter stelt voor om bij dit punt te vermelden dat de vergadering akkoord ging, en het financiële jaarverslag 2006 -2007 goedkeurde.

Verder dient bij punt 5 de zin “Het verslag van het FAC is goedgekeurd” verandert te worden in “Het verslag van de FAC is goedgekeurd.

Voor het overige worden de notulen van de najaarsvergadering goedgekeurd.

4. Mededelingen en ingekomen stukken.

De voorzitter geeft het woord aan Jack Nijboer voor de verdeling van de P.K. finales. Jack geeft aan dat er nog enkele finales vrij zijn en dat liefhebbers voor deze finales zich na afloop van de vergadering bij hem kunnen melden.

De voorzitter memoreert dat er ook dit seizoen weer 18 P.K. finales ondergebracht moesten worden en wil op deze avond Jack complimenteren met de organisatie van e.e.a.

Verder wordt er door de voorzitter meegedeeld dat hij net voor deze vergadering de uitnodiging voor de sectieraad vergadering op 31 mei 2008 ontvangen heeft. Hij heeft nog geen notie kunnen nemen van de inhoud maar gaat deze vergadering samen met de vice-voorzitter bezoeken.

Op de vraag aan de secretaris of er nog meer ingekomen stukken zijn antwoord deze negatief.

5. Jaarverslagen en wedstrijdzaken.

De jaarverslagen secretaris en wedstrijdzaken hebben beiden geen toelichting nodig en worden door de vergadering goedgekeurd.

Het door het bestuur opgestelde concept reglement administratieve heffingen dient op de volgende punten aangepast c.q. aangevuld te worden:

Anton Zwier (Mekkelholt).  

Invullen van het Kompsos systeem dient binnen 5 dagen te gebeuren, dus 2 dagen      meer tijdsruimte. 
Inleveren van wedstrijdformulieren binnen 1 week na speeldatum.

Corrie Bührmann (Grens Ribbelt).

Vind dat het belangrijk is dat de wedstrijdformulieren uiterlijk de dinsdag van de             volgende week na de speeldatum binnen zijn bij de desbetreffende wedstrijdleider.      Hij stelt dat er in die periode nog eenvoudige controle mogelijk is.

Jan Janson (Biljart Krabbe).
Wil weten wat de meerwaarde van deze controles is. Hij stelt dat als het fout wordt ingevuld de desbetreffende tegenstander wel reageert dat er iets fout gaat.

De voorzitter geeft aan dat de inlevering van wedstrijdformulieren misschien over twee jaar afgeschaft kan worden wanneer iedereen vertrouwd is met het nieuwe invoeringssysteem.

De vice-voorzitter geeft nogmaals aan dat de desbetreffende wedstrijdleider deze formulieren nu nog nodig heeft om zijn controlerende taak uit te kunnen voeren.

Met goedkeuring van de vergadering, wordt m.i.v. seizoen 2008 – 2009, het aangepaste reglement administratieve heffingen toegepast. Ook dit reglement zal voor aanvang van deze competitie gepubliceerd worden op onze Web Site en in ons biljartorgaan.

6. Financiële verantwoording.

Begroting 2008 – 2009.
De penningmeester stelt dat de begroting voor zich spreekt en nodigt de vergadering uit om, indien er dingen onduidelijk zijn, hierover vragen te stellen.
Vanuit de vergadering komen er over deze begroting geen vragen zodat deze aldus goedgekeurd wordt.

De voorzitter hecht er aan om te vermelden dat deze begroting kostendekkend is en dankt Alice Snippert voor haar inspanningen in deze. 

Vaststelling contributie en bijdrage biljartorgaan 2008 – 2009.
De op 1 juli 2007 vastgestelde “Contributie regeling K.N.B.B. “District Twente” hiervoor blijft onverminderd van kracht.

Alle verenigingen worden opnieuw in de gelegenheid gesteld om aan te geven hoe zij de bezorging van het biljartorgaan in seizoen 2008 – 2009 geregeld willen zien. Zij zullen in de maand juli 2008 hierover aangeschreven worden. Uitgegaan wordt van 4 edities per seizoen. Omdat op de voorjaarsvergadering 2007 ingestelde periode van 1 januari tot en met 31 december niet gehandhaafd kan worden geldt vanaf nu de periode van 1 augustus tot en met 31 juli.

Het bestuur roept de vergadering op om zoveel mogelijk de bezorging van deze biljartorganen centaal te laten gebeuren. 

Vaststelling werkwijze bestuur indien de contributie niet betaald wordt.
René Oude Groeninger (de Haven) heeft echter wat problemen met de gestelde betalingstermijn van 30 dagen. Hij stelt dat de contributie-inning vaak in de vakantieperiode plaatsvindt en daardoor kan het voorkomen dat een vereniging te laat is met de betaling van de contributienota. De penningmeester antwoordt dat in de praktijk blijkt dat er pas na zes weken gemaand wordt en dat dan pas de administratieve heffing om de hoek komt kijken.

De voorzitter vult dit aan met de mededeling dat er ook gekeken wordt naar de gemiddelde betalingsmoraal van de desbetreffende vereniging en dat er bij een goede moraal en een goed excuus de nodige coulance betracht wordt.

Vervolgens worden beide regelingen goedgekeurd en zullen eveneens gepubliceerd worden op de Web Site en in het biljartorgaan.

7. Beleid bestuur.

Ontwikkeling / verslag nieuwe Web Site.
De voorzitter geeft een uitvoerige uitleg over hoe de nieuwe Web Site er uit moet komen te zien. Zo is er de mogelijkheid voor verenigingen en lokaliteiten om met een eventuele sponsor ruimte te reserveren op deze Site, en voor een bedrag van circa € 15,--  kan er een doorlinkmogelijkheid voor de desbetreffende vereniging c.q. lokaliteit ingebouwd worden. Het ontwerpmodel en de diverse contracten liggen er al.

Vanuit deze situatie kan er een eerste aanbod gedaan worden aan de verenigingen en haar lokaliteiten. In eerste instantie zal er contact gelegd worden met 4 verenigingen. Eén uit Almelo, één uit Losser en twee uit Enschede. Aan de verenigingen die nu al wat meer willen weten over de mogelijkheden van de nieuwe Web Site wordt de mogelijkheid geboden om na afloop van de vergadering meer informatie in te winnen bij het bestuur. Het bestuur verwacht dat de nieuwe Web Site met ingang van 1 juli 2008 operationeel zal zijn.

Anton Zwier (Mekkelholt) dringt er bij het bestuur op aan om de gegevens op de Web Site zoveel mogelijk in Excel te plaatsen, dit om bij de verwerking van deze gegevens eenvoudiger te kunnen knippen en plakken. De voorzitter merkt op dat de nieuwe Web Site geoffreerd is als gebruikersvriendelijk.

Het bestuur zegt toe de leden via de gebruikelijke kanalen op de hoogte van de vorderingen te houden. 

Ontwikkeling / verslag weergave van de competitie (Kompsos systeem).
Ten eerste deelt de voorzitter mee dat er nu nog niet gewerkt kan worden met een handleiding voor Kompsos omdat deze nog in de maak is. In de loop van afgelopen seizoen zijn er diverse punten naar voren gekomen die voor verbetering vatbaar waren. Een groot deel van deze punten zijn al opgelost maar ook een deel nog niet. Er wordt door het bestuur een lijst met verbeterpunten opgesteld en deze lijst gaat naar de K.N.B.B. t.a.v. Ruud Hudepohl. De afspraak die met Nieuwegein gemaakt is, is dat de periode tussen de beide competities gebruikt zal gaan worden om deze problemen op te lossen. Het probleem is alleen dat hoe verder men komt met het Kompsos systeem, hoe meer men in het systeem in wil bouwen.

Ook heeft Nieuwegein toegezegd dat men voor het begin van de nieuwe competitie ook de recordscores in orde wil hebben. Zoals daar onder andere zijn:

1e. Hoogste serie.
2e. Hoogste moyenne
3e. Kortste partij.

De voorzitter deelt een deel van de kritiek die vanuit de vergadering opgesomd wordt en erkend dat het systeem nu nog niet feillos werkt. Toch biedt het systeem nu al tal van voordelen, zodat besloten wordt om met Kompsos door te gaan.

Dit jaar kunnen de verenigingen, vanaf 16 mei 2008, voor het eerst hun samengestelde teams invoeren in Kompsos. Verenigingen die door wat voor oorzaak hier onoverkomelijke problemen bij ondervinden kunnen ondersteuning bij het bestuur aanvragen. Deze teamopgaven moet in ieder geval geregeld zijn voor medio juli 2008. Tot slot komen er nog een paar vragen vanuit de vergadering:

Anton Zwier:  Mekkelholt: 

Vraag : Wordt er een archief aangelegd? 
Antwoord: Ja, is wel de bedoeling.

Vraag: Kunnen de Regio en Nationale uitslagen ook vermeld worden in Kompsos?
Antwoord:  Nu nog niet. Eerst de competitie-uitslagen probleemloos laten functioneren en het systeem door alle 32 districten laten gebruiken. Ruud Hudepohl lobbyt al volop om de resterende districten over te halen.

Corrie Bührman: Grens Ribbelt ( Wedstrijdleider Libre )
Vraag: Is het probleem van volgorde van spelers al opgelost?
Antwoord: Deze vraag kan het bestuur nu nog niet beantwoorden maar zal zeker opgenomen worden in de lijst van verbeterpunten.

8. Bestuursverkiezing.

Bij deze bestuursverkiezing is de jeugdconsul, Jeroen Pals, regulier aftredend maar heeft door zijn vertrek naar Ierland bedankt voor zijn functie binnen het bestuur. De secretaris Harrie Sleking is ook regulier aftredend maar is bereid voor een nieuwe periode van 3 jaar in het bestuur als secretaris plaats te nemen, waarmee de vergadering akkoord gaat. De kandidaat bestuurslid, Jacob Bergsma, heeft in de bestuursvergadering voorafgaande aan deze ledenvergadering te kennen gegeven dat hij door omstandigheden af moet zien van een bestuursfunctie zodat deze functie nu vacant is.

De voorzitter doet een zeer dringend beroep op de vergadering voor nieuwe kandidaten in het bestuur. Hij geeft aan dat, indien er geen mensen zijn die mee willen helpen binnen het bestuur, men kan wachten op het moment dat het verschrikkelijk mis gaat met het besturen van een district van een ledenaantal van +,- 1200 leden.

9. Ontwikkelingen landelijke K.N.B.B.

Over de landelijke ontwikkelingen kan de voorzitter nu nog geen mededelingen doen omdat hem vlak voor deze vergadering de uitnodiging voor de landelijke vergadering overhandigd werd. De voorzitter en de vice-voorzitter zullen deze vergadering op 31 mei 2008 gaan bezoeken. Zoals gebruikelijk zullen zij hierover zo snel mogelijk verslag uitbrengen. 

10. Huldiging jubilarissen.

Voorafgaande aan de huldiging van de jubilarissen worden eerst de te huldigen jeugdleden uitgenodigd om plaats te nemen.

Dit jaar zijn het vier biljarters, te weten: 

* Kees Krabbe              1e Plaats N.K. 3 Banden Klein 2e klas Jeugd
* Jean de Jong              1e Plaats N.K. Libre 4e klas Jeugd
* Richard de Jong         3e Plaats N.K. Libre 2e klas Jeugd
* Mirco Masselink          8e Plaats N.K. Libre 6e klas Jeugd

Onder luid applaus worden deze spelers met hun behaalde resultaat gefeliciteerd, en krijgen van de voorzitter het bijbehorende beeldje overhandigd.

Als jubilarissen zijn dit jaar aangemeld:

Allen worden door de voorzitter naar voren gevraagd en, voorzover zij aanwezig zijn, onderscheiden met, dit jaar voor het eerst, het daarbij behorende beeldje. .

11. Rondvraag.

Maurice Pil: `t Centrum `47
Opmerking: De Libre teams van `t Centrum `47 biljarten aankomend seizoen niet meer bij Café Eigenwijs maar bij café Concordia te Denekamp. De driebandenteams blijven wel biljarten bij café Eigenwijs. Hij vraagt aan de secretaris om te zijner tijd deze verandering te vermelden op onze Web Site www.knbbtwente.nl. Antwoord: Zo gauw de secretaris de juiste gegevens heeft worden deze zo snel mogelijk bekendgemaakt.

Corrie Bührman: ( Wedstrijdleider Libre )
Opmerking: Is zeer terughoudend over de invoering van teamgegevens door de verenigingen zelf. Hij voorziet een hoop problemen en zag het liefst dat alles weer teruggedraaid werd naar de oude situatie en dat alle gegevens weer gepubliceerd zouden worden in ons biljartorgaan. Antwoord: De voorzitter stelt dat de invoering van Kompsos het diostrict alleen al een voordeel van +,-, € 3.000,- aan drukkosten oplevert. Hij stelt de vergadering voor de keuze. Of dit bedrag gezamenlijk ophoesten door middel van een forse contributieverhoging of doorgaan met Kompsos en er vertrouwen in hebben dat dit systeem uiteindelijk goed gaat functioneren. Aan de reactie van de vergadering valt af te lezen dat er gekozen wordt voor de laatste optie.

12. Sluiting.

Niets meer aan de orde zijnde dankt het bestuur de vergadering voor haar aanwezigheid en inbreng en sluit vervolgens om 21.45 uur deze vergadering.